PROBLEM
受注入力で、困っていませんか
- 毎日届く FAX・メールの注文書を、1 枚ずつ見ながら打ち込んでいる
- 客先ごとに書式も品番の書き方も違い、慣れた人しか処理できない
- 打ち間違いが、誤出荷や納期の行き違いにつながる
- 注文が重なる月末や繁忙期は、入力のために残業している
FAX で受け取った書類を、受注システムに手で入力している割合です(FAX で書類を受け取っている、製造業の受注業務の担当者の回答)。紙の書類をやりとりしている担当者のうち 73.3% が、FAX で書類を受け取っています。
出典:AI inside 株式会社の調査(2024 年 6 月実施・製造業の受注業務の担当者 329 人が回答)。MONOist の記事(2024 年 9 月 10 日)
HOW IT WORKS
テンキヤ 受注入力がやること
注文書が届いてから、販売管理に入るまでを引き受けます。最後の確定は担当の方が行います。
読む
FAX・PDF・メール本文・Excel の注文書を読み取ります。手書きの追記も対象です。
照らし合わせる
客先の品番を自社の品番に置き換え、単価・数量・納期を確かめます。品番・単価などの登録データ(マスタ)にないもの、いつもと違うものには印を付けます。
書く
販売管理・基幹システムに取り込める形式(CSV など)にします。形式はお使いのシステムに合わせます。
人が確かめる
担当の方が原本と並べて確かめ、確定します。AI が勝手に受注を確定することはありません。
FOR YOU
こんな会社に向いています
- 紙・PDF・メールの注文が、毎日まとまって届く
- 客先が多く、注文書の書式がそろっていない
- 部品・機械工具の商社、部品の加工メーカー、卸など、扱う品番が多い
- 受注の入力を、特定の担当者に頼っている
EDI でデータとして届く注文は、主な対象ではありません。対象は、紙・PDF・メールで届く注文です。
DIFFERENCE
読み取りだけのツールとの違い
読み取りで終わらない
読み取り(AI-OCR)だけのツールは、読んだ文字を出すところまでです。品番の置き換えと基幹システムへの取り込みまでを、御社用に作り込みます。
客先ごとの癖に合わせる
客先ごとの書式・品番の書き方・よくある書き込みに合わせて設定し、使いながら直していきます。
確定は人が行う
合わない箇所に印を付けて止めます。担当の方が確かめるまで、受注は確定しません。
CONTACT
導入のご相談
注文書の種類と量、お使いの販売管理・基幹システムを、わかる範囲でお聞かせください。
お問い合わせありがとうございます。送信が完了しました。受付確認のメールを自動でお送りしましたので、届かない場合は迷惑メールフォルダをご確認ください。担当者より1営業日以内にご連絡いたします。
送信に失敗しました。お手数ですが、時間をおいて再度お試しいただくか、[email protected] までメールでご連絡ください。
フォームが送信できない場合や、メールでのご相談をご希望の場合は [email protected] へお送りください。いずれも1営業日以内にご返信します。
よくあるご質問
手書きの FAX も読めますか？
かすれや書き込みの多さで、読み取れる程度が変わります。まずお手元の書類で試して、どこまで任せられるかを確かめます。
どの販売管理・基幹システムにつなげられますか？
お使いのシステムに CSV などで取り込む仕組みがあるかを伺い、サンプルで確かめたうえで、つなぎ方をご案内します。
品番の置き換えはどう設定しますか？
客先の品番と自社の品番の対応表をもとに設定します。対応表がない場合は、過去の注文書と受注データから作るところからご相談ください。
書類を AI に読ませても大丈夫ですか？
秘密保持契約を結んでからお預かりします。使う AI サービスと、データの扱い(学習に使われるかどうか・保管する場所と期間)は、お預かりする前に書面でご説明し、取り決めます。社内のルールで外部のサービスを使えない場合も、ご相談ください。
費用はどのくらいですか？
初期の設定・連携の費用と、月額の利用料です。書類の量と連携するシステムで変わるため、お手元の書類で試した結果をもとにお見積りします。
テンキヤは ARSS株式会社(東京都渋谷区)が提供しています。